WhatsApp Business con più utenti sullo stesso numero

Una pasticceria che lavora su ordinazione usa lo stesso numero WhatsApp da anni. I clienti lo hanno salvato, lo trovano sulle scatole dei dolci e lo passano agli amici. Il telefono sta vicino alla cassa: la mattina risponde la collega del primo turno, il pomeriggio il collega del secondo, e la sera il titolare lo porta a casa per controllare gli ordini del giorno dopo.

Un sabato scrive un cliente: "La torta è pronta per le 17?". Tre giorni prima qualcuno aveva risposto "sì, segnato", ma nessuno ricorda chi, né dove è stato segnato. La torta è pronta in tempo, ma dopo un'ora di telefonate tra colleghi.

Succede ovunque più persone condividono un numero WhatsApp. Qui sotto vediamo i limiti del telefono condiviso, cosa risolvono e cosa no i dispositivi collegati, quali regole rendono il lavoro più tranquillo e come una inbox condivisa sistema il resto.

Il telefono condiviso e i suoi limiti

Quasi tutte le aziende iniziano così: un telefono, un numero, e risponde chi ha tempo. Per pochi messaggi al giorno basta. Quando crescono i messaggi e le persone, arrivano gli stessi problemi:

• Non si sa chi ha risposto. Tutti i messaggi escono con il nome dell'azienda. Dopo qualche giorno non c'è modo di sapere chi ha promesso cosa.
• Le conversazioni lette si dimenticano. Qualcuno apre il messaggio, lo lascia per dopo, e per i colleghi la conversazione sembra già gestita.
• Il telefono è in un posto solo. Quando il collega che lo ha in mano sta servendo un cliente al banco, i messaggi aspettano.
• Non c'è spazio per le note. "Paga con bonifico", "la vuole senza noci": restano nella testa di qualcuno o su un quaderno.
• La sicurezza si indebolisce. Un telefono che aprono tutti, senza codice o con un codice che conosce tutto il team, lascia esposte le conversazioni e i dati dei clienti.

E i dispositivi collegati?

WhatsApp ti permette di usare lo stesso account anche su dispositivi collegati, per esempio sul computer. Aiuta: il collega scrive dalla tastiera e il telefono non passa più di mano in mano.

Ma i dispositivi collegati rispondono alla domanda "da dove scriviamo", non alla domanda "chi segue questo cliente". Per lavorare davvero in team servono anche:

• un responsabile chiaro per ogni conversazione;
• note interne che il cliente non vede;
• permessi diversi per ogni persona, secondo il lavoro che fa;
• una visione del tempo di risposta, per sapere dove aspettano i clienti.

Le funzioni dell'app cambiano di tanto in tanto, quindi controlla cosa offre oggi WhatsApp Business per il tuo account e decidi se ti basta.

Le regole che rendono tranquillo il lavoro in team

Anche senza altri strumenti, queste regole cambiano molto la giornata:

1. Un responsabile per ogni conversazione. Chi inizia la conversazione con il cliente la porta fino in fondo. Se la passa a qualcun altro, lo dice chiaramente.
2. Etichette comuni. L'app ha le etichette: mettetevi d'accordo su poche, come "nuovo ordine", "attende pagamento", "confermato", "reclamo", e usatele tutti allo stesso modo.
3. Il nome sui messaggi importanti. Un nome breve alla fine di conferme e promesse ti dice poi chi ha dato la parola.
4. Un solo posto per le note. Se non puoi scrivere dentro la conversazione, tieni un foglio condiviso per ordini e promesse, non pezzi di carta.
5. Il passaggio di turno. A fine turno, un breve messaggio al collega: quali conversazioni aspettano e cosa è stato promesso.
6. Testi pronti. Le risposte rapide dell'app per orari, indirizzo e spedizione mantengono le risposte uguali, chiunque scriva.
7. Codice e verifica in due passaggi. Metti un codice sul telefono, attiva la verifica in due passaggi su WhatsApp e non dare il codice a chiunque.
8. Chi se ne va, esce dall'account. Quando un collega lascia il lavoro, rimuovi dall'account il dispositivo che usava e cambia i codici che conosceva.

Come la risolve una inbox condivisa

Quando crescono i messaggi e le persone, le regole su carta si consumano in fretta. Una inbox condivisa le trasforma in un modo di lavorare: ogni collega ha il suo accesso, ogni conversazione il suo responsabile e ogni nota resta dove deve stare.

Sulla piattaforma di AsistentiAI, WhatsApp si collega anche con il numero che usi oggi nell'app WhatsApp Business. I clienti continuano a scriverti al numero che conoscono, mentre le conversazioni precedenti e i contatti arrivano nel pannello, così il team non riparte da zero. Il collegamento avviene tramite le API ufficiali di Meta.

• Ruoli per tutti. Ogni collega entra con il proprio account, con un codice via email, come Amministratore, Supervisore, Operatore o Editor, e vede e fa solo ciò che l'Amministratore permette.
• Assegnazione e note. Assegni la conversazione a un collega, lasci note interne che il cliente non vede e crei attività per ciò che va fatto dopo.
• «Ti cerca». Le conversazioni in cui serve una persona salgono in cima, con una notifica e una bozza di risposta dell'agente.
• Nessun messaggio perso. Il messaggio che non arriva viene segnalato come non inviato e si può reinviare. Puoi anche cercare dentro la conversazione e rispondere a un messaggio preciso.
• La scheda cliente. Nome, telefono, email, note e tutte le conversazioni. L'agente riconosce il cliente che ritorna dal numero di telefono, anche quando scrive da un altro canale.
• I report. Tempo di risposta e conversazioni per canale, report settimanale via email e download in Excel, CSV o Word.

La stessa inbox raccoglie anche Messenger, Instagram e la chat del tuo sito, così il team non salta da un'app all'altra. Come riunire tutti i canali lo spieghiamo in Facebook, Instagram e WhatsApp in un'unica inbox.

L'agente AI risponde ai clienti 24 ore su 24 in albanese, italiano e inglese, solo con le informazioni della tua azienda. Quando non sa, passa la conversazione a un collega con una bozza pronta. Lo metti in pausa quando vuoi: per tutta l'azienda, solo per WhatsApp o per una sola conversazione. Col tempo impara anche dalle risposte del team.

Domande frequenti

Più persone possono usare lo stesso numero WhatsApp Business?

Sì. Nell'app, il numero si può aprire anche su dispositivi collegati. Per lavorare in team con responsabili, note e ruoli, il numero si collega a una inbox condivisa tramite le API ufficiali di Meta.

Le vecchie conversazioni si perdono quando colleghi il numero ad AsistentiAI?

No. Colleghiamo il numero che usi oggi nell'app WhatsApp Business e portiamo nel pannello le conversazioni precedenti e i contatti.

Si paga ogni collega a parte?

Con AsistentiAI, no. Il prezzo è per azienda, non per persona, da $120 al mese, e include la piattaforma e l'agente AI. Oltre all'amministratore, Starter include 3 utenti, Professional 5 e Business 10; Enterprise ha utenti illimitati. Vedi la pagina dei prezzi.

Inizia con il numero che hai

Per lavorare in team non devi cambiare il numero che i tuoi clienti conoscono. Guarda come funziona la piattaforma, prova l'agente nella demo dal vivo, oppure richiedi la prova gratuita con 50 risposte dell'agente. L'account di prova lo apre il nostro team in giornata.