Facebook, Instagram e WhatsApp: mesazhet në një vend

Është ora 11 paradite në një dyqan të vogël me rroba fëmijësh. Pronarja ka telefonin në njërën dorë dhe tabletin në tjetrën. Në Messenger e pyesin për një xhaketë, në Instagram një nënë kërkon masën për 4 vjeç, ndërsa në WhatsApp një klient pret që nga mbrëmja konfirmimin e adresës. Shitësja në arkë ka hapur Instagram-in në telefonin e saj dhe i është përgjigjur një klienteje që, pa e ditur askush, kishte shkruar edhe në Messenger. Klientja merr dy përgjigje të ndryshme për të njëjtën pyetje.

Askush nuk ka gabuar me qëllim; thjesht mesazhet janë në tri aplikacione dhe secili sheh vetëm një pjesë të tyre. Në këtë udhëzues shohim pse kjo ju kushton klientë, çfarë të kërkoni te një inbox i përbashkët dhe si ta organizoni ditën e ekipit.

Pse mesazhet e shpërndara ju kushtojnë klientë

Çdo aplikacion ka njoftimet e veta, listën e vet dhe mënyrën e vet për të treguar çfarë është lexuar. Kur ekipi punon në tri a katër vende njëkohësisht, të njëjtat probleme përsëriten:

• Mesazhi i lexuar mbetet pa përgjigje. Dikush e hap bisedën, mendon "do t'i shkruaj pas pak", dhe biseda nuk duket më e re për askënd.
• Dy njerëz i përgjigjen të njëjtit klient, ose secili mendon se po përgjigjet tjetri.
• Historia humbet. Klienti që pyeti dje në Instagram shkruan sot në WhatsApp, dhe ekipi e nis bisedën nga e para.
• Nuk e dini sa shpejt përgjigjeni. Pa një vend të përbashkët, s'keni si ta matni kohën e përgjigjes, as si ta krahasoni një kanal me tjetrin.
• Telefoni personal kthehet në zyrë. Fjalëkalimet ndahen, njoftimet e punës përzihen me ato të familjes dhe, kur dikush largohet nga puna, s'është e qartë çfarë merr me vete.

Kjo nuk zgjidhet duke punuar më shumë, por duke i mbledhur bisedat në një vend.

Çfarë të kërkoni te një inbox i përbashkët

Një inbox i përbashkët i mbledh bisedat nga të gjitha kanalet në një listë të vetme, ku ekipi punon bashkë. Nëse kërkoni një platformë për menaxhimin e rrjeteve sociale, mos e lini pas pjesën që shpesh harrohet: jo postimet, por mesazhet dhe komentet që presin përgjigje. Para se të zgjidhni një platformë për menaxhimin e mesazheve, kontrolloni këto pika:

1. Të gjitha kanalet që përdorni. Messenger, mesazhet dhe komentet e Instagram-it, WhatsApp Business dhe chat-i në faqen e internetit. Nëse mungon pikërisht kanali ku ju shkruajnë më shumë, problemi zgjidhet përgjysmë.
2. Lidhje zyrtare. Kanalet duhet të lidhen përmes API-ve zyrtare të Meta-s, jo duke ia dhënë dikujt fjalëkalimin e faqes.
3. Caktimi i bisedës. Çdo bisedë ka një përgjegjës të qartë, që të mos i përgjigjen dy veta dhe të mos harrohet asnjë.
4. Shënime të brendshme. Kolegu shkruan brenda bisedës "e do në blu, e merr të martën", dhe klienti nuk e sheh.
5. Role dhe të drejta. Jo çdokush duhet të shohë raportet, të fshijë të dhëna ose të ndryshojë cilësimet.
6. Etiketa, filtra dhe kërkim. "Porosi e re", "pret pagesën", "ankesë": me një klik shihni vetëm atë që ju duhet.
7. Kartela e klientit. Emri, telefoni dhe bisedat e mëparshme në një vend, edhe kur klienti ka shkruar nga kanale të ndryshme.
8. Raporte të thjeshta. Të paktën koha e përgjigjes dhe sa biseda vijnë nga secili kanal.
9. Siguria dhe mënyra e pagesës. Pyesni ku ruhen të dhënat dhe nëse paguani për çdo person të ekipit apo për biznesin.

Kur provoni një mjet, merrni pesë biseda të vërteta të javës së fundit dhe shikoni sa lehtë i ndiqni nga fillimi në fund.

Si ta organizoni ditën e ekipit

Mjeti ndihmon, por rregullat i vendos ekipi. Këto hapa funksionojnë që sot, edhe me aplikacionet që keni:

• Nisni ditën me bisedat e pambyllura. Para çdo gjëje tjetër, shikoni çfarë mbeti pa përgjigje nga mbrëmja dhe nata.
• Ndani përgjegjësitë. Sipas turnit (mëngjes, pasdite) ose sipas punës (porositë, pyetjet për produktet, ankesat). Kur "i shohin të gjithë", zakonisht nuk i ndjek askush.
• Përdorni të njëjtat etiketa. Bini dakord për katër a pesë etiketa dhe mos shtoni të reja çdo javë.
• Lini shënim kur e kaloni bisedën. Kolegu që e merr duhet ta kuptojë situatën pa e lexuar bisedën nga fillimi.
• Përgatitni tekstet që përsëriten. Orari, dërgesa, mënyrat e pagesës dhe adresa shkruhen një herë mirë dhe përshtaten për çdo klient.
• Mbyllni ditën me një kontroll të shkurtër. Pesë minuta para mbylljes: a ka biseda pa përgjegjës, ose klientë që presin një përgjigje të premtuar?
• Shikoni kohën e përgjigjes një herë në javë. Jo për të fajësuar dikë, por për të parë kur dhe ku presin klientët më shumë.

Nëse disa kolegë u përgjigjen klientëve nga i njëjti numër, kemi një udhëzues të veçantë për WhatsApp Business me disa kolegë.

Si e bën AsistentiAI

Platforma e AsistentiAI-t i mbledh në një listë bisedat nga Facebook Messenger, Instagram-i (mesazhet dhe komentet, me përgjigje private dhe publike), WhatsApp Business dhe chat-i i faqes suaj. WhatsApp-i lidhet edhe me numrin që përdorni sot në aplikacionin WhatsApp Business, dhe bisedat e mëparshme e kontaktet vijnë në panel. Të gjitha kanalet lidhen përmes API-ve zyrtare të Meta-s.

Brenda panelit:

• «Ju kërkon ju» nxjerr në krye bisedat ku duhet një njeri, me njoftim dhe me një draft përgjigjeje të gatshme.
• Ekipi punon bashkë: e caktoni bisedën te një koleg, lini shënime të brendshme, krijoni detyra dhe përdorni etiketa, filtra e pamje të ruajtura.
• Asgjë nuk humbet pa u vënë re: kërkoni brenda bisedës, përgjigjuni mbi një mesazh të caktuar, dhe mesazhi që nuk arrin shënohet «S'u dërgua» e ridërgohet.
• Rolet Administrator, Supervizor, Operator dhe Editor: çdo person sheh dhe bën vetëm atë që i lejon Administratori.
• Porositë dhe rezervimet krijohen nga biseda, me kalendarin e rezervimeve dhe listën e kërkesave.
• Kartela e klientit mban emrin, telefonin, email-in, shënimin dhe të gjitha bisedat.
• Raportet tregojnë kohën e përgjigjes dhe bisedat sipas kanalit, ju vijnë çdo javë me email dhe shkarkohen në Excel, CSV ose Word.

Mbi këtë punon agjenti AI, që u përgjigjet klientëve 24/7 në shqip, anglisht dhe italisht, edhe kur shkruajnë pa ë e ç ose në dialekt. Përgjigjet vetëm nga të dhënat e biznesit tuaj dhe, kur s'e di, ia kalon bisedën kolegut me një draft gati. E ndalni kur të doni: për gjithë biznesin, për një kanal ose për një bisedë të vetme.

Çdo biznes ka hapësirën e vet dhe të dhënat ruhen në BE. Çmimi është për biznesin, jo për çdo person, dhe platforma e agjenti përfshihen në çdo plan, nga $120 në muaj. Detajet janë te planet dhe çmimet.

Pyetje të shpeshta

A mund t'i shoh mesazhet e Facebook-ut, Instagram-it dhe WhatsApp-it në një vend?

Po, me një inbox të përbashkët të lidhur me secilin kanal përmes API-ve zyrtare: bisedat vijnë në një listë dhe ekipi u përgjigjet që aty.

A duhet ta ndërroj numrin e WhatsApp-it?

Te AsistentiAI, jo. Lidhim numrin që përdorni sot në aplikacionin WhatsApp Business dhe sjellim në panel bisedat e mëparshme dhe kontaktet.

Nisni me bisedat tuaja

Një inbox i përbashkët gjykohet më mirë me pyetjet që merrni çdo ditë. Shihni si funksionon platforma, provoni agjentin te demo live, ose kërkoni provën falas me 50 përgjigje të agjentit. Llogarinë e provës e hap ekipi ynë brenda ditës.