WhatsApp Business me disa kolegë në të njëjtin numër

Një pastiçeri që punon me porosi tortash e ka të njëjtin numër WhatsApp prej vitesh. Klientët e kanë ruajtur, e gjejnë te kutitë e ëmbëlsirave dhe ua japin miqve. Telefoni rri pranë arkës: në mëngjes u përgjigjet kolegia e turnit të parë, pasdite kolegu i turnit të dytë, ndërsa në mbrëmje pronari e merr me vete për të parë porositë e së nesërmes.

Një të shtunë shkruan një klient: "A është gati torta për në orën 17?". Dikush i ishte përgjigjur "po, e shënuam" tri ditë më parë, por askush nuk e mban mend kush, as ku u shënua. Torta bëhet gati në kohë, por pas një ore telefonatash mes kolegëve.

Kjo ndodh kudo ku një numër WhatsApp ndahet nga disa njerëz. Më poshtë shohim ku i ka kufijtë telefoni i përbashkët, çfarë zgjidhin dhe çfarë nuk zgjidhin pajisjet e lidhura, cilat rregulla e qetësojnë punën dhe si e zgjidh një inbox i përbashkët.

Telefoni i përbashkët dhe kufijtë e tij

Shumica e bizneseve nisin kështu: një telefon, një numër, dhe i përgjigjet kush ka kohë. Për pak mesazhe në ditë mjafton. Kur shtohen mesazhet dhe njerëzit, dalin të njëjtat probleme:

• Nuk dihet kush u përgjigj. Të gjitha mesazhet dalin me emrin e biznesit. Pas disa ditësh, s'ka si ta dini kush premtoi çfarë.
• Bisedat e lexuara harrohen. Dikush e hap mesazhin, e lë për më vonë, dhe për kolegët biseda duket e trajtuar.
• Telefoni është vetëm në një vend. Kur kolegu që e ka në dorë është me një klient në banak, mesazhet presin.
• Nuk ka vend për shënime. "E paguan me transfertë", "e do pa arra": këto mbeten në kokën e dikujt ose në një fletore.
• Siguria dobësohet. Një telefon që e hapin të gjithë, pa kod ose me një kod që e di gjithë ekipi, i lë bisedat dhe të dhënat e klientëve të ekspozuara. Për hapat bazë, lexoni udhëzuesin për sigurinë e llogarive në rrjetet sociale.

Po pajisjet e lidhura?

WhatsApp-i ju lejon ta përdorni të njëjtën llogari edhe në pajisje të lidhura, për shembull në kompjuter. Kjo ndihmon: kolegu shkruan nga tastiera dhe telefoni nuk kalon më dorë më dorë.

Por pajisjet e lidhura i përgjigjen pyetjes "nga ku shkruajmë", jo pyetjes "kush merret me këtë klient". Për punë të rregullt në ekip duhen edhe:

• një përgjegjës i qartë për çdo bisedë;
• shënime të brendshme që klienti nuk i sheh;
• të drejta të ndryshme për secilin person, sipas punës që bën;
• një pasqyrë e kohës së përgjigjes, që të dini ku presin klientët.

Veçoritë e aplikacionit ndryshojnë herë pas here, prandaj kontrolloni çfarë ofron sot WhatsApp Business për llogarinë tuaj dhe vendosni nëse ju mjafton.

Rregullat që e qetësojnë punën në ekip

Edhe pa asnjë mjet tjetër, këto rregulla e ndryshojnë ndjeshëm ditën:

1. Një përgjegjës për çdo bisedë. Kush e nis bisedën me klientin, e çon deri në fund. Nëse ia kalon dikujt tjetër, ia thotë qartë.
2. Etiketa të përbashkëta. Aplikacioni ka etiketa; bini dakord për pak të tilla, si "porosi e re", "pret pagesën", "e konfirmuar", "ankesë", dhe përdorini njësoj.
3. Emri në mesazhet që kanë rëndësi. Një emër i shkurtër në fund të konfirmimeve dhe të premtimeve ju tregon më vonë kush e dha fjalën.
4. Një vend i vetëm për shënimet. Nëse s'keni ku t'i shkruani brenda bisedës, mbani një fletë të përbashkët për porositë dhe premtimet, jo copa letre.
5. Dorëzimi i turnit. Në fund të turnit, një mesazh i shkurtër te kolegu: cilat biseda presin dhe çfarë u premtua.
6. Tekstet e gatshme. Përgjigjet e shpejta të aplikacionit për orarin, adresën dhe dërgesën i mbajnë përgjigjet njësoj, kushdo që shkruan.
7. Kod dhe verifikim me dy hapa. Vendosni kod në telefon, aktivizoni verifikimin me dy hapa te WhatsApp-i dhe mos ia jepni kodin kujtdo.
8. Kush largohet, del nga llogaria. Kur një koleg largohet nga puna, hiqni nga llogaria pajisjen që përdorte dhe ndryshoni kodet që dinte.

Si e zgjidh një inbox i përbashkët

Kur shtohen mesazhet dhe njerëzit, rregullat në letër lodhen shpejt. Një inbox i përbashkët i kthen në mënyrë pune: çdo koleg ka hyrjen e vet, çdo bisedë ka përgjegjësin e vet dhe çdo shënim mbetet aty ku duhet.

Te platforma e AsistentiAI-t, WhatsApp-i lidhet edhe me numrin që përdorni sot në aplikacionin WhatsApp Business. Klientët vazhdojnë t'ju shkruajnë te numri që njohin, ndërsa bisedat e mëparshme dhe kontaktet vijnë në panel, që ekipi të mos nisë nga e para. Lidhja bëhet përmes API-ve zyrtare të Meta-s.

• Role për secilin. Çdo koleg hyn me llogarinë e vet, me kod në email, si Administrator, Supervizor, Operator ose Editor, dhe sheh e bën vetëm atë që i lejon Administratori.
• Caktimi dhe shënimet. E caktoni bisedën te një koleg, lini shënime të brendshme që klienti nuk i sheh dhe krijoni detyra për atë që duhet bërë më vonë.
• «Ju kërkon ju». Bisedat ku duhet një njeri dalin në krye, me njoftim dhe me një draft përgjigjeje nga agjenti.
• Pa mesazhe të humbura. Mesazhi që nuk arrin shënohet «S'u dërgua» dhe ridërgohet. Mund të kërkoni edhe brenda bisedës dhe t'i përgjigjeni një mesazhi të caktuar.
• Kartela e klientit. Emri, telefoni, email-i, shënimi dhe të gjitha bisedat. Agjenti e njeh klientin që kthehet, edhe kur shkruan nga një kanal tjetër, sipas numrit të telefonit.
• Raportet. Koha e përgjigjes dhe bisedat sipas kanalit, raporti javor me email dhe shkarkimi në Excel, CSV ose Word.

I njëjti inbox mbledh edhe Messenger-in, Instagram-in dhe chat-in e faqes suaj, ndaj ekipi nuk kalon nga një aplikacion te tjetri. Si t'i bashkoni të gjitha kanalet e shpjegojmë te mesazhet e Facebook-ut, Instagram-it dhe WhatsApp-it në një vend.

Agjenti AI u përgjigjet klientëve 24/7 në shqip, anglisht dhe italisht, vetëm nga të dhënat e biznesit tuaj. Kur s'e di, ia kalon bisedën kolegut me një draft gati. E ndalni kur të doni: për gjithë biznesin, vetëm për WhatsApp-in ose për një bisedë të vetme. Me kohën, mëson edhe nga përgjigjet e ekipit.

Pyetje të shpeshta

A mund të përdorin disa persona të njëjtin numër WhatsApp Business?

Po. Në aplikacion, numri mund të hapet edhe në pajisje të lidhura. Për punë në ekip me përgjegjës, shënime dhe role, numri lidhet me një inbox të përbashkët përmes API-ve zyrtare të Meta-s.

A humbasin bisedat e vjetra kur numri lidhet me AsistentiAI-n?

Jo. Lidhim numrin që përdorni sot në aplikacionin WhatsApp Business dhe sjellim në panel bisedat e mëparshme dhe kontaktet.

A paguhet çdo koleg veçmas?

Te AsistentiAI, jo. Çmimi është për biznesin, jo për çdo person, nga $120 në muaj, dhe përfshin platformën dhe agjentin AI. Përveç Administratorit, Starter përfshin 3 përdorues, Professional 5 dhe Business 10; Enterprise ka përdorues pa limit.

Nisni me numrin që keni

Për të punuar si ekip, nuk keni pse ta ndërroni numrin që klientët e njohin. Shihni si funksionon platforma, provoni agjentin te demo live, ose kërkoni provën falas me 50 përgjigje të agjentit. Llogarinë e provës e hap ekipi ynë brenda ditës.