Porositë nga Instagram e WhatsApp, pa kopjim me dorë

Një dyqan i vogël rrobash në Durrës merr porosi gjatë gjithë ditës në Instagram dhe në WhatsApp. Pronarja i lexon mesazhet në telefon, kopjon emrin, numrin dhe adresën në një tabelë dhe në mbrëmje ia dërgon listën korrierit. Shumicën e ditëve gjithçka shkon mirë. Pastaj vjen dita kur korrieri telefonon: "Ky numër nuk përgjigjet" ose "Në këtë adresë nuk e njeh njeri". Pakoja kthehet, transporti paguhet kot dhe klientja shkruan e mërzitur. Ky udhëzues tregon ku lindin këto gabime, çfarë të pyesni në çdo porosi, si ta konfirmoni dhe si ta merrni porosinë nga biseda pa e kopjuar me dorë.

Ku humbasin ose ngatërrohen porositë

Porosia në chat nuk vjen si formular i plotë. Vjen copa-copa, në disa mesazhe dhe shpesh gjatë disa orëve. Pikërisht aty hyjnë gabimet:

• Adresa e paplotë. "Afër shkollës" ose "te pallatet e reja" i mjafton klientit, jo korrierit. Mungon qyteti, rruga ose një pikë reference e qartë.
• Telefoni që mungon. Në Instagram numrin e klientit nuk e keni fare. Në WhatsApp e keni, por mund të jetë numri i një djali në emigracion që porosit për prindërit, jo i personit që do ta marrë pakon.
• Sasia e harruar. Klienti dërgon dy foto dhe shkruan "dua këtë". Cilën? Një copë apo dy?
• Masa ose ngjyra që ndryshon rrugës. Fillimisht kërkon M, pastaj pyet "po L a keni?" dhe në fund nuk e thotë qartë cilën zgjodhi.
• Gabimi i kopjimit. Një shifër e ngatërruar te numri, një emër i shkruar gabim, një rresht i kapërcyer në tabelë.
• Mesazhi që humbet mes të tjerëve. Klienti e dha adresën në mesazhin e katërt, ju e lexuat në telefon mes dy klientëve në dyqan dhe harruat ta shënoni.

Asnjëri nga këto nuk është gabim i madh më vete. Por çdo pako e kthyer do të thotë transport i paguar kot, kohë e humbur dhe një klient që ndoshta nuk porosit më.

Lista që duhet plotësuar në çdo porosi

Hapi i parë nuk kërkon asnjë program: një listë e njëjtë pyetjesh, që e ndjek kushdo në ekip dhe në çdo kanal. Porosia është e plotë vetëm kur ka të gjitha këto:

1. Produkti. Emri ose kodi i saktë, jo vetëm "ky në foto". Kur klienti dërgon një screenshot, shkruajeni emrin e produktit në përgjigje, që të dy ta dini për çfarë flitet.
2. Masa dhe ngjyra, ose çdo variant tjetër që ka produkti: numri i këpucës, modeli, kapaciteti.
3. Sasia, edhe kur duket qartë që është një copë.
4. Emri dhe mbiemri i personit që e merr porosinë, jo domosdo i atij që shkruan.
5. Numri i telefonit ku ai person përgjigjet ditën e dorëzimit.
6. Adresa e plotë: qyteti, lagjja ose rruga, numri i pallatit a i shtëpisë dhe një pikë reference kur rruga s'ka emër.
7. Pagesa: para në dorë te korrieri ose mënyra tjetër që pranoni, me totalin bashkë me transportin.

Ruajeni këtë listë si përgjigje të shpejtë, që t'ia dërgoni klientit me një prekje: "Për ta nisur porosinë na duhen emri, numri i telefonit, adresa e plotë dhe masa." Aplikacioni WhatsApp Business i ka përgjigjet e shpejta pikërisht për tekste të tilla.

Kur klienti jep vetëm një pjesë, pyesni vetëm për atë që mungon. "Faleminderit! Na shkruani edhe numrin e telefonit për korrierin" është shumë më e lehtë për klientin sesa e gjithë lista nga e para.

Konfirmojeni porosinë me një mesazh

Mesazhi i konfirmimit është kontrolli i fundit, dhe e bën vetë klienti, që i njeh të dhënat e veta më mirë se kushdo. Para se ta nisni pakon, shkruani në një mesazh të vetëm të gjitha të dhënat e porosisë dhe prisni që klienti t'i konfirmojë me një "po". Për shembull (të dhënat janë vetëm ilustruese):

"Ju lutem kontrolloni porosinë: xhaketë e zezë, masa M, 1 copë. Merret nga Arta Hoxha, 069 … …, Lagjja 5, pallati 12, shkalla 2, Durrës. Totali 4.800 lekë me transportin, paguhet në dorëzim. Niset nesër. A është gjithçka në rregull?"

Ky mesazh i kap shumicën e gabimeve para se të dalin te dera. Klienti e sheh menjëherë një shifër të gabuar te numri ose një masë që nuk e donte. Pasi të vijë "po"-ja, mos ndryshoni asgjë pa e shkruar sërish në bisedë.

Dy këshilla të vogla që kursejnë shumë mesazhe:

• Thoni kur niset dhe kur arrin, sipas afateve reale të korrierit tuaj. Kështu ulen pyetjet "ku është porosia?".
• Mbajeni gjithçka në të njëjtën bisedë. Nëse klienti filloi në Instagram, mos e dërgoni në WhatsApp vetëm për adresën. Çdo kalim nga një kanal në tjetrin është një rast më shumë që diçka të humbasë.

Pse kopjimi me dorë mbetet pika e dobët

Edhe me listën më të mirë, kopjimi nga biseda në tabelë mbetet hapi ku hyjnë gabimet. Kur porositë vijnë nga dy a tre kanale dhe u përgjigjen dy a tre kolegë, bëhet edhe më e vështirë të dihet cila porosi është konfirmuar, cila pret adresën dhe kush po merret me të. Ndihmon shumë kur mesazhet në rrjete sociale dhe në WhatsApp janë në një vend dhe porosia krijohet aty ku ndodhi biseda, me të dhënat para syve.

Si ndihmon AsistentiAI

Në AsistentiAI bisedat nga Instagram, Messenger, WhatsApp Business dhe chat-i i faqes suaj vijnë në një listë të vetme. WhatsApp-i lidhet edhe me numrin që përdorni sot në aplikacionin WhatsApp Business, dhe në panel sjellim bisedat e mëparshme dhe kontaktet.

• Agjenti AI u përgjigjet pyetjeve para porosisë, 24/7 dhe në shqip, vetëm nga të dhënat e biznesit tuaj: produkti, çmimi, transporti, pagesa. E kupton edhe shqipen pa ë e ç, si "a e keni ne te zeze?". Në bisedë mbledh emrin, kontaktin dhe produktin që i intereson klientit, dhe kërkesa shfaqet te lista e kërkesave (leads). Kur nuk e di diçka me siguri, nuk hamendëson: ia kalon bisedën kolegut me një draft përgjigjeje gati.
• Porosia krijohet nga biseda. Kur e keni të aktivizuar porosinë për biznesin tuaj, ekipi e krijon direkt nga biseda, pa e kopjuar emrin, numrin dhe adresën në një vend tjetër. Bizneset me takime krijojnë po ashtu rezervimin, që shfaqet te kalendari i rezervimeve.
• «Ju kërkon ju». Bisedat ku duhet një njeri dalin në krye, me njoftim dhe me një draft përgjigjeje nga agjenti.
• Etiketat, caktimi dhe shënimet e brendshme. E shënoni bisedën "pret adresën", ia caktoni kolegut që merret me dërgesat dhe i lini një shënim që klienti nuk e sheh.
• Kartela e klientit ruan emrin, telefonin, email-in, shënimin dhe të gjitha bisedat. Kur klienti kthehet, edhe nga një kanal tjetër, agjenti e njeh sipas numrit të telefonit. Më shumë për këtë te CRM-i i thjeshtë për biznese të vogla.
• Kontakti nga faqja. Te chat-i i faqes, pas mesazhit të 3-të, agjenti i kërkon vizitorit me mirësjellje telefonin ose email-in, që asgjë të mos humbasë nëse biseda mbyllet.
• Raportet tregojnë kohën e përgjigjes dhe bisedat sipas kanalit. Raporti javor vjen me email, dhe raportet shkarkohen në Excel, CSV ose Word.

Si duket e gjitha kjo për një dyqan, e shihni te zgjidhja për dyqanet online.

Shikoni çfarë përfshin platforma dhe provoni agjentin te demo live. Kur të jeni gati, kërkoni provën falas me 50 përgjigje të agjentit: llogarinë e provës e hap ekipi ynë brenda ditës. Çmimi është për biznes, jo për çdo person, nga $120 në muaj, dhe platforma e agjenti përfshihen në çdo plan.